Поставка товара
по выигранному тендеру
в другой регион

ВОПРОС:
Доброе утро, коллеги!
На днях только планирую подавать первые заявки, но уже сейчас хотел закрыть один важный вопрос: как, в какой последовательности и в какие сроки заказчик подписывает закрывающие документы при поставке товара ( товарная накладывая, счёт на оплату и акт приема-передачи ) ?

ОТВЕТ:
Заказчик должен сразу же на приемке подписать накладную и поставить печать. Акт могут тут же сразу подписать, но могут и отправить товар на проверку. Например, если контрактом предусмотрена экспертиза товара, то акт обычно подписывают после выхода срока экспертизы (обычно от 5 до 30 дней). Экспертиза это не страшно, это стандартная процедура у большинства заказчиков, просто ее часто проводит другой специалист, а не тот который принимает товар. Поэтому акты часто приходят подписанные к Вам через 2-5 дней (почтой, курьером, либо Вы за ними посылаете).

Если заказчик получил товар от вас, например, через транспортную компанию, то он ставит печать+подпись в накладной и отправляет ваш экземпляр накладной вам почтой. Если вам нужна срочно накладная с отметкой заказчика, то можно позвонить заказчику и попросить выслать вам на имейл скан этой накладной (пока оригинал идёт почтой).

Бывает, что некоторые заказчики не ставят печать в накладной, только расписываются. Надо быть к этому морально готовым и понимать, что главное это не печать на накладной, а печать на АКТЕ. Накладную Вам могут и позже переслать с печатью, это не влияет на оплату. Но вот если АКТ подписан - значит оплата придет 100%.

Счёт Заказчик не подписывает и вам не возвращает. Он его просто отдает в свою бухгалтерию на оплату.
Важно!!! Если Вы работаете на упрощенной системе налогообложения, Вы выставляете заказчику именно счет, а не счет-фактуру (!). Даже если заказчик просит выставить счет-фактуру с нулевым НДС, НЕ ДЕЛАЙТЕ ЭТОГО..!!!
Отдельно про НДС и счета-фактуры здесь ->>>

По некоторым контрактам акт приема передачи не предусмотрен (в малых закупках такое часто). Тут уже поставщик может дополнительно свой акт приложить и попросить заказчика его подписать.

Транспортная накладная должна быть от имени поставщика. Неважно, откуда идет товар к заказчику - с завода или с другого поставщика. Заказчику нужны документы, в которых указан продавец: Вы, покупатель: Он. Эти документы подтверждают у Вас выручку (приход). Между своим поставщиком (заводом, например) и Вами будете подписывать отдельные документы на куплю-продажу, поставку и оплату этого товара. И учитывать их как бизнес-расходы (расход).
Если Вы ведете ИП на системе "доходы минус расходы" Вам нужно хранить ВСЕ оригиналы документов и по доходам, и по расходам. Причем по расходам в первую очередь - так как именно они помогают снизить налоги. Все документы должны храниться у вас в течении 5 лет, на случай проверки.

ВОПРОС:
Предположим, что я лично присутствую при поставке. Значит накладную мы подписали тут же ( живая подпись от руки и печать). А акт подписываем уже ЭЦП и передаём документы друг другу по эл.почте или на электронной площадке (этп)? И когда тогда подписывается счёт на оплату?

ОТВЕТ:
Акт могут подписать и сразу, и потом, и выслать вам почтой. На этп только контракт подписываете ( исключение - эл.магазин мос.области)

Как только товар приняли и заказчика все устраивает, он отдает документы в свою бухгалтерию на оплату. И уже по вашему счету его бухгалтерия оплачивает. И вот у бухгалтерии есть крайние сроки для оплаты (максимум 15 рабочих дней для СМП, если иное не указано в контракте).

Все доки надо передавать заказчику сразу (счёт, накладные, акт, сертификаты и т.п.) прямо на поставке - либо в руки, либо прикреплять к товару (можете вложить в одну из коробок и написать "ДОКУМЕНТЫ"). Акты и накладные - в 2 экземплярах (подписанные с Вашей стороны), счет - в одном экземпляре, подписанный с Вашей стороны.

Если заказчик получил товар от вас, например, через транспортную компанию, то он ставит печать+подпись в накладной и отправляет ваш экземпляр вам почтой.

Если вам нужна срочно накладная с отметкой заказчика, то можно позвонить заказчику и попросить выслать вам на имейл скан этой накладной ( пока оригинал идёт почтой)

Если документы и товар везет ТК - отгрузочные документы по тендеру вместе с товаром можно отправлять отдельным местом, чтоб не потерялись. Бывает, что на складе приняли, а доки забыли передать/потеряли. "Отдельным местом" значит - должна быть отдельная коробка или пакет, и он должен входить в перечень (опись передаваемых) "мест". Опись делает ТК как отдельную услугу.

ВОПРОС:

Здравствуйте! 44фз, аукцион. Доставка амуниции (бейсболок). Изготавливаем НЕ МЫ, а наши партнеры. В проекте контракта написано, что товар должен иметь сопроводительные документы (траспортной/товарно-транспортной/ товарной накладной). Наш партнер все изготовит и отправит нашему представителю в Уфу, который в свою очередь привезет товар Заказчику... только сопроводительные документы будут же не ОТ НАС, а от тех, кто эти кепки нам делал? Как быть в таком случае? Переделать «от себя» до вручения товара? Я что-то уже закипел с этой бюрократией.. И я СМП, поэтому счет-фактуру им не везу соответственно. Без ндс, это я помню.

ОТВЕТ:
Вы поставщик. Все отгрузочные доки должны быть от вас (счёт, накладная, гарантия).
Если вы прикладываете сертификаты/декларации, то можно их брать от поставщика

Вместе с товаром вы должны предоставить документы, оформленные от вашего юрлица/ИП. А кто и как их доставит - ваши проблемы, заказчик тут не причем. Доставщика указывать нигде не нужно.
Обычно делают документы и кладут вместе с товаром, после чего все отправляют заказчику. В вашем случае надо понять, как сделать так, чтобы одновременно с товаром заказчик получил и документы.

Например, Зак в Краснодаре, поставщик в Челябинске. Вы в Мск.
Вы отправляете документы транспортной компанией пакетом в Краснодар до терминала.
Поставщик отправляет товар в Краснодар до терминала.
Плательщик - вы. Получателя вы и ваш поставщик указываете вашего заказчика.
Груз и пакет с документами лежат на терминалах, пока Вы не проведете оплату.
Далее вы ждёте когда два груза ( из Мск и Челябы) оказываются в Краснодаре на одном терминале, то оформляете доставку до адреса заказчика.
Даже если у вас пойдёт платное хранение, то это будет дешевле, чем нанимать кого-то где-то.
После этого ТК доставляет одной доставкой ваш пакет и груз из Челябинска заказчику.
Главное - делать это одной ТК.

Это вариант неплохого решения, когда Вы, поставщик и заказчик находитесь в трех разных местах.
Второй вариант: подписать эл.подписью все доки и отправить по электронке заказчику заранее, и товар отправлять напрямую заказчику.

ВОПРОС:

Добрый день, коллеги! Заказчик указал в проекте контракта необходимость присутствия при приемке товара представителя поставщика. Доставка планируется транспортной компанией в отдаленный регион. До склада заказчика - курьером транспортной компании. Есть ли пути решения? Может кто сталкивался? Заранее благодарю!

ОТВЕТ:
Нужно по товару смотреть, что за товар. В соседние регионы можно и съездить.
Как вариант, найти человека в регионе, который формально поприсутствует. Но если Зак начнёт задавать вопросы по товару, то чел должен компетентно ответить

Если такая необходимость прописана в самом проекте контракта ИЗНАЧАЛЬНО (!), то подписывая такой контракт, Вы с этим заранее соглашаетесь. Включать надо доп. расходы на перелеты/приезд человека на место.
В большинстве случаев, заказчики не требуют личного присутствия на приемке.

ВОПРОС:
Добрый день!
Ситуация следующая. 44фз. Заказчик в ТЗ указывает необходимость наличия оригинальной доверенности у водителя при отгрузке ТМЦ. При отсутствии оригинальной доверенности на руках транспорт считается неподанным. Физически заказчик находится в другом регионе и оперативно передать доверенность невозможно. При этом необходимый транспорт может находиться рядом с заказчиком.
При указании на это в запросе разъяснений, а также на предложение заказчику скана доверенности, заказчик ссылается на судебную практику и законодательство, что в случае чего ( порча,хищение груза) скан копия не имеет юридической силы.
Уважаемые коллеги, хочу услышать ваше мнение, является ли это ограничением конкуренции? Ведь с таким подходом в большинстве случаев нужно находиться рядом с заказчиком и невозможно прибегать к услугам сторонних транспортных организаций.

ОТВЕТ:
Нет, в таких случаях надо передавать в транспортную компанию ОРИГИНАЛ доверенности экспресс-почтой. Это занимает максимум 2 дня. И эти дни, как правильно у Вас есть. Такая доставка оригинала документа стоит около 1500р в любую точку РФ.

Если доставка в этот регион делается часто, можно заключить договор с ТК на представление Ваших интересов при доставке, ОДИН раз оформив на конкретного сотрудника оригинал доверенности.

Отгрузочные документы по тендеру вместе с товаром нужно отправлять отдельным местом, чтоб не потерялись. Бывает, что на складе приняли, а доки забыли передать/потеряли.