ЗАКРЫТИЕ
ТЕНДЕРА
по 44-ФЗ

Итак, радостный день настал - Вы подписали государственный контракт и готовитесь осуществить свою первую поставку. Чтобы все прошло гладко и успешно, необходимо передать заказчику не только качественный товар, соответствующий условиям контракта, но и грамотно оформленные документы. И именно здесь начинающие предприниматели нередко сталкиваются с некоторыми сложностями.

Предположим, что у Вас нет бухгалтера, а личный опыт документооборота равен нулю. Следовательно, придется осваивать азы делопроизводства самостоятельно. Делать это зачастую приходится в ускоренном режиме.

Рекомендуем подготовиться заранее, чтобы исполнение контракта принесло не головную боль, а радость и удовольствие от хорошо выполненной работы.

Ну что ж - давайте посмотрим, что представляет собой пакет документов, необходимых для закрытия государственного контракта и получения долгожданной оплаты.

В стандартном случае, если речь идет о поставке товара, поставщик должен подготовить и передать заказчику:

• Счет на оплату;
• Товарную накладную;
• Акт приемки-передачи товара или акт выполнения работ/оказания услуг
• дополнительные документы, подтверждающие качество поставляемого товара.

Рассмотрим каждый из пунктов более подробно.

Законодательство не регулирует правила оформления счетов, но на практике сложились некоторые общие требования к их содержанию.

Счет должен:
- иметь порядковый номер и дату выставления,
- содержать наименование и реквизиты продавца (поставщика) и покупателя (заказчика),
- содержать название товара или услуги, их количество и стоимость.

Если поставщик является плательщиком НДС, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС.
Если же он работает на УСН, нужно сделать пометку «Без НДС» (и ни в коем случае НЕ выставлять счет с указанием "с НДС", если Вы на упрощенке!! - иначе потом придется реально платить сумму НДС в бюджет, несмотря на то, что Вы на УСН!!!)

На что следует обратить внимание, выставляя счет государственному заказчику?

• Реквизиты заказчика должны быть указаны корректно. Лучше всего брать реквизиты непосредственно из текста контракта.
• Не будет лишним проверить и свои реквизиты - ну мало ли чего.
• Наименование товарных позиций и их стоимость должны быть указаны в точности так, как они указаны в Спецификации к контракту.
• Счет должен быть подписан и в идеале иметь печать. Если у вас ИП и вы работаете без печати - ваше право. Но возможно будет проще обзавестись печатью и избежать регулярных вопросов от государственных заказчиков о причине ее отсутствия.

Внимание! Особо строгая бухгалтерия госзаказчика может потребовать от поставщика, чтобы в счете помимо прочего было указано основание его выставления (так, как это обычно указывается в Товарной накладной). В этом случае под реквизитами заказчика следует добавить пункт "Основание" и указать в нем номер контракта и дату его заключения.

Товарная накладная — это документ, необходимый для оформления продажи товаров сторонней организации.

В документообороте по 44-ФЗ принято использование унифицированной формы товарной накладной "ТОРГ-12" (утверждена постановлением Госкомстата в 1998 г.).

Согласно принятым правилам, товарную накладную следует подготовить в двух экземплярах, один из которых, с подписью и печатью заказчика, остается в последствии у поставщика.

Так же как и счет, товарная накладная должна иметь номер и дату. Удобно, если номер и дата в счете и товарной накладной совпадают, так что не стоит сильно фантазировать - достаточно продублировать номер, указанный в счете.

Так же, как и в счете, в товарной накладной указываются реквизиты поставщика и заказчика (те же самые, что и в счете). Помимо этого, отдельным пунктом указываются коды ОКПО (общероссийского классификатора предприятий и организаций). Если заказчик не указал свой код ОКПО, его можно найти по ИНН в сервисе ФСГС:

https://websbor.gks.ru/online/#!/gs/statistic-codes

Большое значение бухгалтерии государственных организаций уделяют графе «Основание». Она предназначена для указания номера контракта, по которому осуществляется поставка, и даты его заключения. Отнеситесь к заполнению этой графы с предельным вниманием. Иначе она вам может "отомстить", заставив переоформлять все заново и приезжать к заказчику еще раз на пересдачу документов.

На что еще следует обратить пристальное внимание при заполнении товарной накладной?

• Наименования товарных позиций, их количество и стоимость должны совпадать с указанными в счете и Спецификации к контракту.
• Еще и еще раз - проверьте правильность указываемых реквизитов - своих и заказчика.
• Сроки отгрузки товара, указываемые в ТОРГ-12, должны совпадать с реальными. Поэтому накладную целесообразнее составлять непосредственно в день поставки.
• Бланк ТОРГ-12 должен быть в обязательном порядке заверен печатями организаций и подписями уполномоченных лиц. Не забудьте забрать у заказчика свой экземпляр подписанной товарной накладной после поставки.

Акт приема-передачи товара – документ, в котором подробно характеризуется передаваемый заказчику товар, соответствие поставленного товара условиям контракта, а также стоимость поставки, ее сроки (предусмотренный контрактом и фактический), примененные по отношению к поставщику штрафные санкции или их отсутствие.

Акт является двусторонним документом и, следовательно, составляется в двух экземплярах.

Подписанный обеими сторонами акт в комплекте со счетом и товарной накладной является основанием для оплаты выполненной поставки.

Как правило, государственные организации имеют в своем обороте принятую форму акта и прикрепляют ее к контракту в виде приложения. Если в приложениях к Вашему контракту имеется рекомендованная форма акта, следует заполнять именно эту форму.

В случае, если в приложении к контракту форма акта отсутствует, но при этом в тексте контракта содержится требование предоставить его наряду с прочими документами, рекомендуем уточнить у заказчика в какой именно форме он желает его получить.

Также заказчик может потребовать от поставщика предоставить дополнительные документы. Например, сертификаты, подтверждающие соответствие товара стандартам и техническим условиям заводов-изготовителей.